音乐学院学生会管理规定

一．指导思想

　　为加强学生干部队伍建设与管理，调动学生干部的主动性，创造性和积极性，充分发挥学生干部的骨干作用，督促学生干部严于律己，提高学生干部的工作责任心，培养学生干部的各种能力，发挥学生干部管理、教育、服务的作用，规范学生干部管理工作，以配合、促进学院共青团工作的顺利开展，引导学生全面发展，校学生会特制订本办法。

　　二．签到制度（试行 ） .

　　（一）学生会全体成员于每周一、周三中午11：50～12：50到院学生会办公室签到；

　　（二）周二、周四、周五各部门派一成员于中午11：50～12：50到院学生会办公室签到； .

　　（三）不得出现代签，若有代签者，报名单于秘书长处； .

　　（四）有事请假者，需书面上交假条，且由秘书长签字，方生效。

　　（五）两次无故不签到者，经常委会讨论报秘书长处，三次无故不签到者，自行辞退。

　　三．办公室值班制度

　　为加强学生会成员的责任感与服务意识，明确值班人员的职责，维护我院学生会的良好形象，特制定值班条例如下：

　　（一）办公室负责值班的安排与监督；

　　（二）值班人员要按时到岗，认真做值班记录，接待来访，接听电话并将信息记录，及时向有关部门传达。 认真完成临时交办的各项任务；

　　（三）值班要求：值班人员穿戴整洁，举止得体，对来访人员热情大方。不得在办公室内嬉戏喧哗，不得做与值班工作无关的事情，不得使用办公室电话联系与工作无关事宜，不得吸烟。值班人员有义务保持办公室的清洁卫生；

　　（四）值班期间如有外来人员借办公物品，应按照以下步骤进行：

　　1、首先确认来借人员身份，值班人员确认所借物品状态良好，可以外借； .

　　2、值班人员暂扣来人有效证件，按照登记表详细记录，并妥善保存，将物品借出（贵重物品须经主席同意）； .

　　3、记录在值班日志上，并通知办公室主任。外借物品如有遗失，追究当日值班人员责任，并原价赔偿；

　　（五）值班期间如有外来人员归还物品，应按照以下步骤进行：

　　1、检查所归还物品无误后，将物品放归原位； .

　　2、按登记核销，归还来人证件。 出现任何问题由本日值班人员负责； .

　　（六）因事不能按时值班者，至少需要提前一天向办公室主任请假并找人代替，对于擅自不到者，主席或办公室有权追究其责任。

　　附 值班须知： .

　　（一） 值班人员应准时到岗，不可随意缺岗，迟到、早退 ，如有特殊原因，需经秘书长同意（办公室成员按照值班表轮流值班，当天值班者必须在11：50前到办公室，12：50后下班，办公室负责检查。若有急事而不能值班，需自行协调，并告知办公室。迟到一次扣1分，无故缺席一次扣3分。） ；

（二）值班期间内严禁闲杂人员长时间逗留，严禁值班人员与非学生会的成员闲谈，严禁吸烟；

　　（三）值班人员应认真完 成 老师或常委临时交办的各项任务；

　　（四）值班人员应认真做好来访人员的接待工作；

　　（五）值班人员认真做好值班纪录（如电话、来访记录等）；

　　（六）值班人员应保管好学生会物品，不经批准不得外借。值班完毕离开时应认真核对办公物品；

　　（七）离开办公室前，值班人员应将办公室物品放回原处，并检查门、窗及电灯是否关闭；

　　（八）值班人员应注意防火、防盗，如发现意外事故应立即报告有关部门及有关人员；

　　（九）及时、准确、认真发放学生会有关文件。

　　四、财务制度

　　学生会财务属学生会集体所有，经费主要用于各部门开展活动和学生会本身的办公开支。经费使用应做到认真预算，厉行节约，妥善保管，规范结帐。具体细节如下：

　　（一）学生会实行资金统一监管调拨的基本财务制度。学生会全部资金（包括学校拨款、活动收入、赞助金等）由办公室管理。所有支出款项由办公室统一调拨和管理。并指派工作认真、有责任心的人员保管经费、票据及帐目。要做到帐目明确，每一位同学均有权查帐，保证财务的公开性以及经费的严密性；

　　（二）办公室设立学生会总帐户。所有帐目、现金及报销凭证由主管财务的办公室副主任保存。办公室另设明细帐目，随时记录收支状况等详情；

　　（三）各部设立明细帐户，并任命一名成员负责记帐、报帐和上交收入； .

　　（四）内部人员一律凭有效报销凭证（发票）统一报帐。发票应写清明细，报帐时发票背面注明用途、日期和经手人，20元（含20元）以下需经由主席签字方能报销，20元以上需经秘书长签字方能报销。如有特殊情况只能用收据报帐时，需报秘书长处批准。日常工作中报销车费（公交车）、工作餐费等特殊情况需报销者应报秘书长处批准；

　　（五）学生会报帐在向办公室上交报销凭证的同时下发现金。

　　以上程序必须同时进行。 .

　　（六）各部门创收过程中，应向付款企业开具加盖学生会公章的收据，收据由主管财务的办公室副主任签发；

　　（七）各部门取得资金收入结算后，必须三天内向秘书长汇报并将现金上交办公室处入帐。活动收入必须全数上交，不得作任何形式的扣留；

　　（八）举办大型活动应先作预算并报请秘书长批准。举办活动如需提前垫付大额现金（500元以上），应写书面报告提交秘书长，审批通过后方可从办公室支取现金。活动结束后应立即上交金额发票。 .

　　（九）学生会的各项经费，由办公室进行严格的财务登记。主管财务的办公室副主任应每月小结财务收支情况，交秘书长审议。办公室定期制作财务清单，向学生会内外公布，以加强各方面的监督；

　　（十）办公室主任为账目工作的总负责人，主席为账目工作的总监管人。

　　五、档案管理制度

　　为了真实、详细、完整地反映学生会开展的各项活动，以便于更好地回顾总结学生会工作，特制定以下档案管理制度：

　　（一）各部必须对本部筹划主办的每一次重大活动做一份书面总结，由该活动负责人完成；

　　（二）总结具体要求：写明活动的具体时间、地点、过程、结果及取得的经验教训；

　　（三）每份总结后需附附件一份，详细写明该活动的负责人或主持人，及其参与人的具体名单； .

　　（四）总结及其附件应在活动后五日内由相关部长交于办公室审查，办公室须对各部门进行督促，并总结整理存档；

　　（五）本制度解释权归学生会办公室； .

　　（六）本制度自公布之日起实行。

　　附 档案管理细则：

　　（一）归档 .

　　1、当有办公室值班人员在场时,直接由值班人员负责归档。

　　2、值班人员归档时,应详细填写档案管理记录。

　　（二）调档

　　1、未经常委或者办公室同意,任何人不得以私人借口私调档案。

　　2、调档时,必须持有秘书长或者办公室主任的签字证明。

　　3、调档时,必须有值班人员在场做详细记录,并在"备注"栏中注明调档人员姓名及调档原因和时间，调档完毕后，要及时归档。

　　（三）其他

　　1、档案一旦遗失,值班人员应立即找到有关部门并及时补档。

　　2、非办公室人员未经允许不得私自翻看档案。

　　3、 未经有关部门同意,任何人不得擅自改动档案,否则一经查实,报秘书长处严肃处理。 .

　　4、档案先按照部门分类,再按档案分开。

　　5、办公室人员必须定期整理核查档案。

　　（四）档案内容

　　1、学生会干部资料。

　　2、学生会干部考评资料。

　　3、学生会文件资料。

　　4、学生会会议记录。.

　　5、学生会活动计划,记录,总结。

　　6、各上级部门文件资料。

　　7、财务报表,发票。 .

　　六、劳动制度 .

　　由各部轮流打扫办公室：

　　星期一：宣传部 .

　　星期二：卫生部

　　星期三：学习部

　　星期四：生活部.

　　星期五：体育部